Descripción de la Compañía
Nuestro cliente es un proveedor en el sector de combustible y energía. Realizan proyectos especializados en los campos de Ingeniería, Transmisión y Distribución, Protección con Incendios, Generación de energía, Fabricación y Construcción de Tanques.
Resumen del Puesto
Esta posición proporciona apoyo administrativo y secretarial para el/los proyectos asignados en estrecha coordinación con otros departamentos como, por ejemplo, Departamento de Operaciones, el Departamento de Administración de Proyectos, el Departamento de Contabilidad y el Departamento de Recursos Humanos.
Funciones Esenciales y Responsabilidades:

• Responde con prontitud y profesionalmente las llamadas telefónicas y correos electrónicos.
• Responde eficazmente a las distintas solicitudes que reciba.
• Realiza tareas generales de oficina, como archivar, ingresar datos, redactar, copiar, ordenas suministros y otras tareas administrativas.
• Coordina logísticas para reuniones y entregas.
• Funciona como punto de contacto y enlace administrativo entre los proyectos y las oficinas centrales.
• Asiste con la redacción y desarrollo de la documentación del proyecto (ej. “Submittals”, RFI, Cambios de Orden, escritos, mensajes, tablas, gráficas, etc.).
• Verifica y corrige la documentación que pasa por sus manos para asegurarse que el producto final este de acuerdo con los estándares de la empresa y el cliente (ortografía, gramática, cumplimiento y claridad). Sera responsable de la precisión y claridad de la copia final.
• Solicita la preparación y emisión de facturas, cambios de órdenes de compra, órdenes de servicio o acuerdos con subcontratistas.
• Asiste en el proceso de transporte y recepción de piezas y materiales que se utilizarán en el proyecto.
• Mantendrá y colaborará con el flujo efectivo de la información:

• Recopilación de documentación que incluye, pero no se limita a:

1. Registros e informes de construcción (ejemplos: registros fotográficos, cambios de órdenes, informes, órdenes de seguridad y servicio)
2. Documentación de Contabilidad (cotizaciones, facturas, órdenes de compra) y
3. Contratos y Subcontratos

• Intercambia información con Contabilidad para realizar un seguimiento de los costos a lo largo de los proyectos.
• Intercambia información con Recursos Humanos para el procesamiento correcto y a tiempo de la nómina. Asistirá en la Contratación de Empleados y otros asuntos cuando le sea requerido.

Requerimientos

• Grado Asociado o Bachillerato completado
• Mínimo de 3 años de experiencia administrativa
• Debe de tener familiaridad con la industria de la construcción
• Fully Bilingual

EEO
“Somos un patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo y tomamos acción afirmativa para reclutar a Mujeres, Minorías, Veteranos Protegidos y Personas con Impedimentos.”